Hướng dẫn khai báo hải quan trên phần mềm Ecus5-Vnaccs

Để hoàn thành việc thông quan hàng hoá cho mặt hàng xuất nhập khẩu tại Việt Nam, các bạn phải thực hiện theo chuẩn chỉnh các đăng kí tờ khai hải quan.

Hiện nay, có thể khai báo hải quan bằng hồ sơ giấy hoặc hồ sơ điện tử.

>>>>>>> Xem thêm: thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu tại chỗ

Bài viết này, Trang Xuất nhập khẩu thực tế muốn chia sẻ cho các bạn cách khai báo hải quan hiện hành bằng phần mềm Ecus5

1.Thông tin về phần mềm Ecus5

Phần mềm Ecus5 là phần mềm khai báo thông tin điện tử về hàng hoá trước cho cơ quan hải quan để xét duyệt cho việc thông quan hàng hoá.

Được khai thác và phát triển rộng rãi vào năm 2002, đến nay, phần mềm Ecus được nhiều doanh nghiệp áp dụng vào công tác khai báo hải quan. Phần mềm nay do Công Ty TNHH Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn đầu tư triển khai và đi vào sử dụng sau khi được Cục CNTT Tổng Cục Hải quan xác nhận hợp chuẩn cho phiên bản khai từ xa và thông quan điện tử.

Không chỉ giúp khai báo, phần mềm này có nhiều lợi ích trong việc kết nối đến các hệ thống nội bộ, quản lý được số liệu xuất nhập khẩu, theo dõi xuất nhập tồn và thanh lý tự động.

Phần mềm này có bảo mật với bản quyển cao, yêu cầu khách hàng sử dụng cần được cung ứng bởi các nhà cung cấp có uy tín như Thái Sơn, BKAV,… Nếu bạn muốn khai thác tối đa nguồn thông tin và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả, bạn có thể liên hệ tới nơi đạt mua hàng để được tư vấn và hướng dẫn một cách chi tiết.

Tuỳ theo từng phiên bản và cập nhật qua từng thời kỳ, các doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm mới nhất được trình duyệt. Phần mềm Ecus5 là phần mềm được tung ra mới nhất thời điểm này, được công bố và sử dụng song song với bản Ecus truyền thống.

2.Cách khai báo hải quan điện tử trên phần mềm Ecus5

Trước khi đăng ký khai báo điện tử bằng phần mềm Ecus5, bạn phải chắc chắn đảm bải đầy đủ các yêu cầu sau:

– Các thủ tục đăng ký tham gia Hệ thống VNACCS với cơ quan Hải quan.

– Máy tính có kết nối internet khi truyền dữ liệu tới Hải quan.

– Có chữ ký số và tài khoản khai báo VNACCS.

– Hệ điều hành Windows XP Server Pack 1 trở lên.

Để khai báo hai quan điện tử trên phần mềm Ecus5, bạn cần thực hiện các bước sau đây:

Bước 1: Đăng ký thông tin doanh nghiệp

Sau khi hoàn thành việc chạy phần mềm từ đĩa CD mua bản quyề, bạn tiến hành đăng ký thông tin về doanh nghiệp và bắt đầu sử dụng chương trình.

Các thông tin khai báo về doanh nghiệp cần đảm bảo tính chính xác nếu cơ quan hải quan phát hiện bất cứ thông tin sai phạm nào, doanh nghiệp sẽ bị huỷ tài khoản trên hải và không được thực hiện các công việc xuất nhập khẩu hàng hoá.

Bước 2: Thiết lập hệ thống trước khi khai báo

Thiết lập thông tin với cơ quan hải quan

Để kết nối việc khai báo thông tin về xuất nhập khẩu đến với cơ quan hải quan, các doanh nghiệp cần thiết lập một hệ thống các thông số một cách rõ ràng.

Các bước tiến hành như sau:

Bạn vào giao diện chính, trên thanh công cụ chọn Hệ thống / Thiết lập thông số khai báo VNACCS

 

Bạn tiến hành nhập tất cả các thông tin trên tài khoản khai báo

Tương ứng chữ ký số, sẽ có có các thông tin với các thông số User code, Password, Terminal ID, Terminal access key để tăng tính bảo mật cho tài khoản người dùng.

Bạn tích vào ô Tự động lấy địa chỉ IP, phần mềm sẽ tự động lấy địa chỉ khai báo cho bạn dựa vào đơn vị Hải quan mà bạn đã chọn phía trên.

Nếu bạn mới khai báo lần đầu, và chưa thành thạo về quá trình khai báo, bạn có thể chọn hình thức Khai giả lập, sau khi tích vào bạn được quyền khai báo như một quy trình thực tế, được trả về kết quả khai báo. Bạn sẽ dễ dàng hình dung ra các sai sót và chỉnh sửa trước khi thực hiện khai báo thực trên hệ thống.

Thiết lập thông tin về khách hàng (hoặc đại lý)

Bạn có thể tiến hành khai báo thêm nhiều thông tin doanh nghiệp khác nhau trên một hệ thống bằng cách thêm vào danh sách khách hàng.

Bạn vào giao diện chính của hệ thống, chọn Hệ thống / 5.Danh sách khách hàng (với đại lý), màn hình sẽ hiện ra khung Khách hàng như hình dưới:

Từ thông tin khai báo trên, công cụ này giúp bạn thêm mới thông tin doanh nghiệp cần khai báo, bạn có thể thiết lập thông tin đi kèm khi bạn muốn chuyển đổi doanh nghiệp khai báo ( vào Hệ thống / 2.Chọn doanh nghiệp xuất nhập khẩu)

Bước 3: Đăng ký tờ khai mới

Tuỳ vào hình thức bạn chọn xuất khẩu hay nhập khẩu, bạn sẽ tiến hành đăng ký tờ khai nhập khẩu/xuất khẩu mới.

Đăng ký tờ khai nhập khẩu mới (IDA)

Vào giao diện chính chọn Tờ khai xuất nhập khẩu/Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA), màn hình chính sẽ hiện ra thông tin về tờ khai nhập khẩu.

Tại tab Thông tin chung, bạn khai báo toàn bộ thông tin về loại hình khai báo, mã hải quan khai báo…

Trong quá trình nhập liệu, khi bạn click chuột vào tiêu chí nào, phía dưới góc trái màn hình tờ khai sẽ hiện ra Hướng dẫn nhập liệu chi tiết, bạn làm theo các hướng dẫn để nhập thông tin cho các chỉ tiêu cần thiết. Ví dụ khi kích chuột vào ô Mã loại hình:

– Mã loại hình: Ghi mã loại hình nhập khẩu của Doanh nghiệp.

– Cơ quan hải quan: Chọn đơn vị hải quan khai báo

– Phân loại cá nhân/tổ chức:

+Hàng hóa từ cá nhân tới cá nhân khác

+Hàng hóa từ tổ chức đến cá nhân

+Hàng hóa từ cá nhân đến tổ chức

+Hàng hóa từ tổ chức đến tổ chức

+Loại khác

– Mã bộ phận xử lý: Chọn mã bộ phận xử lý. Nhằm chỉ rõ tờ khai được gửi đến bộ phận cấp đội thủ tục nào của chi cục Hải quan đã chọn ở mục cơ quan hải quan đối với trường hợp chi cục có nhiều đội thủ tục khác nhau.

– Mã hiệu phương thức vận chuyển: Chọn mã hiệu phù hợp với hình thức vận chuyển hàng hóa như đường biển, đường sắt, đường không…..

*Đơn vị xuất nhập khẩu:

Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu: Nhập vào thông tin người nhập khẩu, đối tác xuất khẩu, đại lý làm thủ tục hải quan hoặc người ủy thác.

– Người nhập khẩu: là thông tin đơn vị đang khai tờ khai báo hải quan nhập khẩu, thông tin này sẽ được chương trình lấy tự động khi đăng ký thông tin doanh nghiệp trong lần đầu chạy chương trình. Hoặc chỉ cần nhập vào Mã số thuế, các thông tin về tên, địa chỉ sẽ do hệ thống tự động trả về.

– Người xuất khẩu: điền đầy đủ và chính xác thông tin đối tác.

*Thông tin vận đơn:

Nhập vào các thông tin về vận chuyển hàng hóa :

Ô vận đơn: Điền các thông tin sau:

– Số vận đơn: nhập số vận đơn và ngày phát hành vận đơn ( Bill Of Lading )

– Số lượng kiện: Nhập vào số lượng kiện hàng hóa

– Tổng trọng lượng hàng (Gross): nhập tổng trọng lượng hàng và đơn vị tính trọng lượng theo đơn vị

– Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến : Nhập vào mã địa điểm lưu kho dự kiến cho hàng hóa chờ thông quan.

– Phương tiện vận chuyển: nhập vào phương tiện vận chuyển tùy theo phương thức vận chuyển đã chọn ở trên

– Ngày hàng đến: ngày tàu cập / hàng đến

– Địa điểm dỡ hàng: Place of Delivery

Địa điểm xếp hàng: Port of Loading

Số lượng cont: số cont ( nếu có )

Nhập thông tin tại Tab thông tin chung 2

*Văn bản pháp quy và giấy phép

– Văn bản pháp quy: Là nơi bạn nhập vào các mã văn bản pháp luật về quản lý hàng hóa, kiểm tra chuyên ngành liên quan đến hàng hóa nhập khẩu, bạn có thể nhập vào tối đa 05 văn bản pháp quy cho cùng một tờ khai. Ví dụ hàng hóa nhập khẩu của tờ khai là hàng liên quan đến chất nổ công nghiệp, bạn chọn mã văn bản pháp luật về quy định đối với chất nổ công nghiệp AM

– Giấy phép nhập khẩu: Trường hợp hàng hóa yêu cầu phải có giấy phép xuất nhập khẩu, giấy kết quả kiểm tra chuyên ngành thì ô thứ nhất bạn nhập vào mã loại giấy phép, ô số 2 nhập vào số giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành. Ví dụ hàng hóa bạn nhập là hàng liên quan đến chất nổ công nghiệp, bạn được cơ quan chuyên ngành kiểm tra và cấp phép nhập khẩu thì chọn :

+ Ô mã: chọn AM02 – Giấy phép hướng dẫn về vật liệu chất nổ tại việt nam 21

+ Ô số: Nhập vào số giấy phép do cơ quan chuyên ngành cấp

*Hóa đơn thương mại:

Bạn nhập vào thông tin trên hóa đơn hàng hóa về Số hóa đơn, ngày phát hành, phương thức thanh toán, trị giá hóa đơn, điều kiện giao hàng.

– Phân loại hình thức hóa đơn : Chọn phân loại hình thức hóa đơn

+ A: Hóa đơn thương mại

+ B: Chứng từ thay thế hóa đơn thương mại hoặc không có hóa đơn thương mại

+ D: Hóa đơn điện tử được khai báo qua nghiệp vụ khai hóa đơn IVA

– Số hóa đơn: nhập số hóa đơn

– Ngày phát hành: ngày phát hành hóa đơn

– Mã phân loại hóa đơn:

+ A: giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền

+ B: giá hóa đơn cho hàng hóa không phải trả tiền

+ C: giá hóa đơn cho hàng hóa bao gồm phải trả tiền và không phải trả tiền

+ D: các trường hợp khác

– Phương thức thanh toán: điền hình thức thanh toán đã ký kết

– Điều kiện giá hóa đơn: chon điều kiện giao hàng

– Mã đồng tiền của hóa đơn: chọn mã đồng tiền theo hóa đơn

– Tổng trị giá hóa đơn: tổng trị giá hàng hóa

* Tờ khai trị giá: Nơi thiết lập các khoản khai trị giá, tại mục này người khai cần lưu ý nhập các mục: Mã phân loại khai trị giá. Phí vận chuyển, bảo hiểm nếu có cùng các khoản điều chỉnh đi kèm (như là “chi phí đóng gói, tiền hoa hồng…”).

Trường hợp người khai báo hải quan xác định hàng hóa đủ điều kiện áp dụng phương pháp trị giá giao dịch (6), đồng thời đã khai thông tin trị giá trên Tờ khai hàng hóa nhập khẩu và Hệ thống tự động tính trị giá tính thuế thì người khai hải quan không phải khai và nộp tờ khai trị giá.

Lưu ý: Khi khai mã phân loại khai trị giá là các mã : 1,2,3,4,8,9 và T thì người khai hải quan khai tờ khai trị giá và gửi cho cơ quan hải quan bằng nghiệp vụ HYS, hoặc gửi tờ khai bản giấy.

– Phí vận chuyển, bảo hiểm: Nhập vào tổng phí vận chuyển và bảo hiểm cho lô hàng nếu có, lưu ý mã đồng tiền phí vận chuyển, bảo hiểm phải được quy đổi về cùng đồng tiền thanh toán trên hóa đơn

– Các khoản mục điều chỉnh: Nhập vào các khoản điều chỉnh giá hàng hóa nếu có, mỗi dòng hàng được phép có 05 khoản mục điều chỉnh khác nhau

– Người nộp thuế:

+ 1: Người xuất khẩu ( nhập khẩu )

+ 2: Đại lý khai hải quan

*Thuế và bảo lãnh:

– Mã xác định thời hạn nộp thuế: Thông tin về bảo lãnh thuế và hình thức nộp thuế của người khai hải quan, tùy theo từng trường hợp cụ thể mà người khai sẽ nhập vào thông tin cho mục này.

Người khai cần xác định mã loại hình thức nộp thuế, nếu có chứng từ bảo lãnh thuế thì chọn loại hình bảo lãnh (có 2 hình thức bảo lãnh là “bảo lãnh chung” và “bảo lãnh riêng cho từng tờ khai”) và nhập vào đầy đủ thông tin đăng ký bảo lãnh bao gồm : Mã ngân hàng bảo lãnh, năm đăng ký, Ký hiệu chứng từ và số chứng từ.

Trường hợp doanh nghiệp không có bảo lãnh thuế, phải nộp thuế ngay thì bạn chọn mã là D – Nộp thuế ngay. Đồng thời khi khai báo sửa đổi bổ sung người khai cũng chọn mã ‘D’ để được cấp phép thông quan sau khi thực hiện quy trình tạm giải phóng hàng.

*Thông tin khác: số hợp đồng, hóa đơn, CO…( những ghi chú nếu có)

Nhập thông tin tại Tab “Danh sách hàng”

Khai báo đầy đủ và chính xác về tên hàng, nhãn hiệu hàng hóa, model, mã HS, xuất xứ, khối lượng, đơn vị tính, đơn giá hóa đơn, mã biểu thuế nhập khẩu, thuế suất VAT và các loại thuế suất khác (nếu có).

Nếu có khai khoản điều chỉnh: Phân bổ các khoản điều chỉnh trên tờ khai trị giá cho các dòng hàng.

Sau khi nhập xong danh sách hàng nếu trên tờ khai trị giá có các khoản điều chỉnh, người khai thiết lập theo cách như sau :

Chọn nút “Phân bổ phí” trên mục “Danh sách hàng” cửa sổ phân bổ phí hiện ra như sau: Kích chuột vào mục khoản điều chỉnh, sau đó nhấn “Chọn dòng hàng áp dụng” để chọn các dòng hàng được áp dụng khoản điều chỉnh này, hoặc đánh dấu chọn vào “Áp dụng cho tất cả dòng hàng” để áp dụng khoản điều chỉnh này cho tất cả các dòng hàng trên tờ khai. Sau khi nhập xong và ghi lại thông tin tờ khai

*Đối với hàng cont: phải khai đính kèm HYS: sử dụng CKS

– Chọn nghiệp vụ khác trên thanh menu 〉 Đăng ký file đính kèm (HYS) xuất hiện 1 tab. Điền các thông tin sau:

+ Nhóm xử lý hồ sơ: Chọn đơn vị xử lý

+ Phân loại thủ tục khai báo: A02-Danh sách container chất lên tàu 〉 thêm file đính kèm ( số vận đơn; số cont; số seal) 〉 Ghi 〉 khai báo nhập pass CKS và lấy thông điệp trả về số đính kèm. Copy số đính kèm vào phần thông tin đính kèm (tab thông tin chung 2), phân loại đính kèm: ETC

Truyền tờ kê khai hải quan

Sau khi đã nhập xong thông tin cho tờ khai, ghi lại và chọn mã nghiệp vụ “2. Khai trước thông tin tờ khai (IDA)” để gửi thông tin.

Và nhập vào mã PIN của Chữ ký số:

Thành công hệ thống sẽ trả về số tờ khai và bản copy tờ khai bao gồm các thông tin về thuế được hệ thống tự động tính, các thông tin khác như “Tên, địa chỉ doanh nghiệp khai báo”

Màn hình bản copy trả về bao gồm các thông tin đã khai báo của tờ khai, phần tổng hợp tính thuế trả về thể hiện ngay góc trái màn hình

Sau khi kiểm tra các thông tin trả về, người khai có 2 phương án lựa chọn tiếp theo:

+ Thứ nhất: nếu các thông tin do hệ thống trả về doanh nghiệp có thiếu sót cần bổ sung sửa đổi thì sử dụng mã nghiệp vụ IDB để gọi lại thông tin khai báo của tờ khai và sửa đổi sau đó thực hiện nghiệp vụ IDA lại, cho đến khi thông tin đã chính xác.

+ Thứ hai: nếu các thông tin do hệ thống trả về đã chính xác, doanh nghiệp chọn mã nghiệp vụ “3.Khai chính thức tờ khai IDC” để đăng ký chính thức tờ khai này với cơ quan hải quan, khi thành công tờ khai này sẽ được đưa vào thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa.

Đăng ký tờ khai xuất khẩu mới (EDA)

Cách thực hiện tương tự đối với đăng ký tờ khai nhập khẩu mới, chỉ cần thay đổi từ hình thức nhập khẩu sang hình thức xuất khẩu.

Bước 4: Khai IDC

– Khi nhận được màn hình đăng ký tờ khai (IDC) do hệ thống phản hồi, người khai hải quan kiểm tra các thông tin đã khai báo, các thông tin do hệ thống tự động xuất ra, tính toán. Nếu cảm thấy các thông tin là chính xác thì gửi đến hệ thống để đăng ký tờ khai IDC.

– Những lưu ý khi khai báo IDC:

+ Sau khi khai báo IDC thì xem như bạn đã khai báo chính thức tới hệ thống hải quan.

+ Bước tiếp theo bạn phải lấy phần luồng hoặc thông quan.

+ Nếu khai sai IDC bạn có thể khai sửa bằng IDD nhưng chỉ được sửa tối đa 10 lần.

+ Sau khi khai báo IDC nếu là mặt hàng chịu thuế thì bạn sẽ xuất hiện một khoản nợ thuế trên hệ thống hải quan. Bạn phải tiến hành nộp thuế số tiền thuế của tờ khai vừa khai báo để xóa khoản này.

Bước 5: Lấy kết quả phân luồng, thông quan.

Nếu tờ khai luồng xanh bạn có thể sử dụng để lấy hàng hoặc thanh lý hàng xuất hoàn thành thủ tục hải quan luôn mà không cần mở tờ khai tại chi cục hải quan nữa.

Nếu tờ khai là luồng vàng hoặc đỏ bạn phải in tờ khai ra, đồng thời kết hợp với các chứng từ khác theo quy định để mở tờ khai tại chi cục khai báo thì mới được thông quan tờ khai.

Trên đây là các thông tin cần thiết khi thực hiện các Hướng dẫn khai báo hải quan trên phần mềm Ecus5-Vnaccs.

Mong bài chia sẻ sẽ hữu ích cho việc học tập và làm việc của bạn.

Chúc bạn thành công!

>>>>> Bài viết tham khảo: học xuất nhập khẩu thực tế ở đâu tốt

Hướng dẫn khai báo hải quan trên phần mềm Ecus5-Vnaccs
5 (100%) 1 vote

Add a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *