Nhân Viên Mua Hàng Là Gì? Công Việc Và Kỹ Năng Cần Có

Nhân viên mua hàng là gì? Đây là vị trí quan trọng trong các công ty xuất nhập khẩu, đảm bảo nguyên liệu, hàng hóa luôn đầy đủ đáp ứng nhu cầu sản xuất, hoạt động phát triển của công ty. Vậy nhân viên mua hàng làm những gì? Có yêu cầu gì về kiến thức và kỹ năng? Xuất nhập khẩu thực tế sẽ giúp bạn hiểu rõ về vị trí này qua bài viết sau đây.

1. Nhân viên mua hàng là gì?

Nhân viên mua hàng hay tên tiếng Anh là Purchasing Officer là người có trách nhiệm tìm nhà cung cấp để thu mua nguyên liệu chất lượng với một mức giá phải chăng, thực hiện chốt hợp đồng mua hàng cho công ty và theo dõi, giám sát đơn hàng và thực hiện thanh toán quốc tế, kiểm tra, giám sát hợp đồng sau khi ký kết và toàn bộ quá trình thông quan.

>> Xem nhiều: Nên học xuất nhập khẩu online ở đâu uy tín, chất lượng

2. Công việc của nhân viên mua hàng (Purchasing Officer)

Nhân viên mua hàng sẽ cần thực hiện những công việc chính sau đây:

Làm việc với nhà cung cấp, phân tích Bảng báo giá nhận được, dự trù các chi phí nhập khẩu (phí vận tải, thuế nhập khẩu…); soạn thảo hợp đồng ngoại thương; chuẩn bị các chứng từ thanh toán (mở L/C, chuyển tiền, D/A, D/P,…); thực hiện các công việc cần thiết về vận tải,…

– Tìm kiếm nhà cung cấp

Tìm nhà cung cấp nước ngoài còn phải xem thử bạn có thể hợp tác với họ lâu dài hay không. Việc tìm nhà cung cấp nước ngoài sẽ mất nhiều thời gian, công sức hơn vì sự khác biệt về khoảng cách, ngôn ngữ, văn hóa,… đây là khâu quan trọng bậc nhất khi tiến hành mua hàng quốc tế.

Bạn có thể tìm kiếm nhà cung cấp qua các kênh như: website chuyên sỉ nước ngoài, qua danh mục các nhà cung cấp trực tuyến, qua hội chợ, triển lãm…

– Đánh giá nhà cung cấp nước ngoài

Purchasing Officer cần tìm kiếm, gặp gỡ, trao đổi với các nhà cung cấp nước ngoài, đánh giá về chất lượng sản phẩm, giá cả hàng hóa từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Lập bảng so sánh đánh giá giữa các nhà cung cấp để lựa chọn ra nhà cung cấp uy tín, có giá cả hợp lý và chất lượng hàng hóa, nguyên liệu tốt nhất. Trình thông tin nhà cung cấp để cấp trên xem xét và phê duyệt lựa chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất.

Lưu ý: nên lựa chọn nhà cung cấp chính và 2-3 nhà cung cấp phụ, dự phòng trong trường hợp nhà cung cấp chính có trục trặc trong quá trình cung ứng sản phẩm, dịch vụ hoặc khi nhu cầu tăng cao 1 nhà cung cấp không đáp ứng được hết.

– Đàm phán, ký kết hợp đồng với nhà cung cấp

Nhân viên mua hàng cần sử dụng các kỹ năng đàm phán để đàm phán, chốt các điều khoản có lợi cho công ty mình mà vẫn đảm bảo lợi ích hài hòa của cả 2 bên. Tiến hành soạn thảo hợp đồng ngoại thương; chuẩn bị các chứng từ thanh toán (mở L/C, chuyển tiền, D/A, D/P,…); thực hiện các công việc cần thiết về vận tải,…

– Thực hiện việc thu mua hàng hóa

Theo dõi tiến độ đơn hàng, xử lý các hóa đơn chứng từ phát sinh trong quá trình thu mua. Phối hợp với các bộ phận xử lý các vấn đề xảy ra, phối hợp với bộ phận kế toán để thanh toán tiền hàng theo các mốc thời gian đã thỏa thuận. Phối hợp với bộ phận sản xuất, kho… để xác nhận về số lượng, chất lượng hàng hóa nhận được. Luôn đảm bảo về tồn kho hàng hóa cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đảm bảo lô hàng được giao đúng chất lượng và thời gian đã đề ra.

– Kiểm tra, đánh giá nhà cung cấp trong quá trình cung ứng

Sau khi đã hoàn thành thu mua lô hàng, nhân viên mua hàng cần đánh giá chất lượng dịch vụ và sản phẩm của nhà cung cấp xem có đáp ứng theo những gì đã thỏa thuận, cam kết. Phát hiện các vấn đề liên quan đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ từ đó đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời.

– Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp để thực hiện các đơn hàng sau thuận lợi, tốt hơn.

>> Xem thêm: Học xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất

3. Những tố chất cần có của nhân viên mua hàng là gì?

Là một nhân viên mua hàng xuất sắc, chuyên nghiệp bạn cần có các kỹ năng và tố chất sau:

– Kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ

Đây là kỹ năng rất quan trọng, khi đàm phán, ký kết hợp đồng với đối tác nước ngoài, nhân viên mua hàng phải nắm rõ kiến thức về hợp đồng ngoại thương, Incoterms, các phương thức thanh toán quốc tế, vận tải quốc tế, quy trình thủ tục thông quan hàng hóa, tính phí, thuế xuất nhập khẩu… để có thể đàm phán và đưa ra những điều kiện tốt nhất trong hợp đồng cho công ty mình.

– Kỹ năng nghiên cứu thị trường

Nhân viên mua hàng cần hiểu rõ về xu hướng và thị trường hiện tại, phân tích thông tin về sản phẩm, giá cả, thông tin về đối thủ cạnh tranh để có thể chọn ra sản phẩm phù hợp với nhu cầu thị trường hiện tại, đáp ứng yêu cầu của công ty.

tố chất cần có của nhân viên mua hàng là gì?

– Kỹ năng đàm phán

Đây cũng là một trong những kỹ năng quan trọng của nhân viên mua hàng. Sử dụng các kỹ năng đàm phán win – win, biết người biết ta để có thể thuyết phục dễ dàng đi đến các điều khoản mình mong muốn, thuyết phục đối tác chấp thuận tối ưu quá trình mua hàng của công ty.

– Khả năng sử dụng ngoại ngữ

Tiếng Anh là ngôn ngữ quan trọng và dùng trong các bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Nếu bạn biết thêm các ngoại ngữ khác ngoài tiếng Anh thì cơ hội càng rộng mở và mức lương cực kỳ hấp dẫn.

– Khả năng lập kế hoạch

Luôn kiểm tra theo sát, đảm bảo có kế hoạch thu mua hàng hóa, nguyên vật liệu cung ứng đủ cho hoạt động của công ty. Đảm bảo hàng hóa được mua đúng thời điểm với mức giá tốt nhất. Cùng với đó nhân viên mua hàng phải có kỹ năng phân tích lập kế hoạch dự phòng trong những tình huống không theo kịch bản thông thường, từ đó luôn chủ động trong mọi tình huống.

– Kỹ năng tạo dựng và duy trì mối quan hệ

Tìm kiếm được nhà cung cấp phù hợp rất khó và tốn nhiều thời gian, chính vì thế việc xây dựng mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp sẽ có lợi rất nhiều. Công ty sẽ nhận được các ưu đãi về giá cả, các dịch vụ hậu mãi, những ưu tiên khi nguồn hàng khan hiếm hoặc biến động lớn về thị trường.

>> Xem thêm: Review Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu

4. Cơ hội nghề nghiệp của Nhân viên mua hàng

Với sự phát triển của ngành xuất nhập khẩu trong những năm gần đây và xu hướng phát triển còn tiếp tục trong những năm tới thì vị trí nhân viên mua hàng đang được tuyển dụng ngày càng nhiều. Và cơ hội thăng tiến cao.

Lộ trình thăng tiến của nhân viên mua hàng:

Nhân viên mua hàng => Chuyên viên mua hàng => Trưởng phòng mua hàng

Mức lương của nhân viên mua hàng

Tùy theo loại hình công ty, quy mô công ty, loại hình sản phẩm mà mức lương của nhân viên mua hàng sẽ khác nhau.

Với nhân viên mua hàng mới vào nghề mức lương dao động từ 8 – 10 triệu đồng.
Chuyên viên mua hàng mức lương dao động từ 10 – 15 triệu.
Trưởng phòng mua hàng mức lương trung bình 15 – 30 triệu.

Mức lương trên chỉ mang tính chất tham khảo, ở các công ty quy mô lớn có thể sẽ cao hơn.

Trên đây Xuất nhập khẩu thực tế đã thông tin chi tiết tới bạn về vị trí nhân viên mua hàng là gì? Cần có những kiến thức, kỹ năng kinh nghiệm gì? Hy vọng bạn đã có những thông tin hữu ích về vị trí nhân viên mua hàng, giúp bạn định hướng vào trong thực tế công việc, nghề nghiệp.