Proforma invoice là gì? Sự khác nhau giữa proforma invoice và commercial invoice

Proforma invoice hay hoá đơn chiếu lệ, là chứng từ mà bạn có thể cung cấp cho khách hàng trước khi bạn biết tất cả sự thật về việc bán hàng.

Chứng từ này rất phổ biến trong chứng từ xuất nhập khẩu, thường được so sánh với commercial invoice, có thể hiểu là chứng từ nháp dùng để tham khảo chứ không phải giấy dùng để thanh toán.

>>>>> Xem thêm: Bảng chỉ dẫn an toàn hóa chất – MSDS

1.Proforma invoice là gì?

Proforma invoice không gì khác hơn là báo giá được chuẩn bị cho giống với Commercial invoice. Trên thực tế, nếu Proforma invoice là chính xác và nếu một đơn đặt hàng có kết quả, hóa đơn thương mại cuối cùng sẽ gần giống với chiếu lệ. Khi có Proforma invoice, người mua có thể hiểu đôi nét các thông tin về lô hàng như: Chủng loại, mẫu mã, đơn giá, số lượng, tổng số tiền và điều kiện giao hàng.

Khi bạn đang trong quá trình thương lượng bán hàng, bạn có thể không biết chính xác số tiền bạn sẽ tính phí khách hàng của mình hoặc chính xác những gì họ sẽ mua từ bạn. Bạn có thể lập hóa đơn chiếu lệ như một tài liệu tạm thời để khách hàng của bạn hình dung được số tiền họ có thể phải trả.

Proforma invoice chỉ là tài liệu quản lý, vì vậy, nó sẽ không được thêm vào tài khoản của bạn và số tiền trên hóa đơn sẽ không xuất hiện như một phần của doanh số bán hàng hoặc khách nợ của bạn. Khách hàng của bạn không thể sử dụng Proforma invoice để yêu cầu bất kỳ khoản VAT nào .

Điều quan trọng cần nhớ là Proforma invoice (giống như một ước tính) không có quy định bắt buộc về chứng từ này. Tuy nhiên, để đạt được các thỏa thuận liên quan người bán sẽ xuất chứng từ này cho người mua vì đây là bản nháp đầu tiên của hóa đơn thương mại, người mua luôn muốn nhà sản xuất cung cấp Proforma invoice. Giúp các bên mua thuận tiện trong việc đối chiếu, tránh tình trạng người bán gian lận.

Báo giá hóa đơn Proforma cực kỳ tiện dụng khi trích dẫn các điều khoản thanh toán Thư tín dụng. Người mua có thể mang Proforma invoice đến ngân hàng của mình, sau đó có thể mở Thư tín dụng phù hợp với các điều khoản đó. Bằng cách đảm bảo rằng các chi tiết như điều khoản bán hàng, mô tả sản phẩm và giá cả rõ ràng, có thể tránh được những thay đổi tốn kém.

Tất cả các Proforma invoice phải có giá trị trong một khoảng thời gian cụ thể. Lưu ý bạn thường không chỉ báo giá sản phẩm của mình mà còn cả chi phí vận chuyển. Người mua nên cho phép một thời gian hợp lý để trả lời, sau đó, hóa đơn chiếu lệ không còn hợp lệ.

2.Tầm quan trọng của Proforma invoice

Nó phục vụ như một công cụ đàm phán giữa bạn và khách hàng quốc tế của bạn. Lý tưởng nhất là bạn muốn Proforma invoice càng gần với hóa đơn thương mại càng tốt.

Đây là một chứng từ tự nguyện, và nó là phương pháp được ưa chuộng trong kinh doanh xuất khẩu. Đó là một hình thức tốt để bao gồm một Proforma invoice cho dù nó có được yêu cầu hay không.

Nó là một bản thiết kế cho toàn bộ quá trình xuất khẩu. Khi hoàn thành chính xác, nó chứa một số thông tin quan trọng sẽ được sử dụng trên nhiều biểu mẫu xuất khẩu, bao gồm cả hóa đơn xuất khẩu cuối cùng, bạn sẽ cần tạo sau.

3.Sự khác nhau giữa proforma invoice và commercial invoice

Về cơ bản, cả hai loại hóa đơn trên đều đảm nhiệm một chức năng chính đó là: Chứa các thông tin cần thiết và liên quan đến hàng hóa.

	Proforma Invoice	Commercial Invoice
Thời điểm phát hành	Xuất trước khi gửi hàng	Sau khi hàng được đóng vào container
Nội dung	Tương tự Commercial Invoice, là bản nháp	Tương tự Proforma Invoice, là bản chính thức
Giá trị	Có giá trị tham vấn cho khách hàng	Giá trị pháp lý cao
Tính bắt buộc	Không bắt buộc	Bắt buộc

Trên đây những kiến thức Proforma invoice là gì và cách phân biệt proforma invoice và commercial invoice mà bạn cần biết khi tìm hiểu về Xuất nhập khẩu và Logistics.

Ngoài ra, để hiểu rõ hơn các nghiệp vụ xuất nhập khẩu, các bạn có thể tham gia các khóa học xuất nhập khẩu để được hướng dẫn trực tiếp phương thức thực hiện các nghiệp vụ này từ những người có kinh nghiệm nhiều năm trong nghề. Chúc bạn thành công!