Quy Trình Xuất Khẩu Hàng Hóa Bằng Đường Biển, Đường Hàng Không

Hiện nay, quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, đường hàng không rất phổ biến.

Bài viết dưới đây Xuất nhập khẩu thực tế sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, đường hàng không để bạn dễ dàng áp dụng trong công việc thực tế.

>>>> Bài viết xem nhiều: Học xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất

I. Các bên tham gia vào quy trình xuất khẩu hàng hóa

Các bên tham gia vào quy trình xuất khẩu hàng hóa bao gồm:

Người nhập khẩu:
Người xuất khẩu:
Ngân hàng
Công ty bảo hiểm:

Hàng hóa vận chuyển đi kèm với rủi ro , bao gồm nhưng không giới hạn ở hàng hóa bị mất hoặc hư hỏng, sự chậm trễ và các chi phí bổ sung do các yếu tố như thiên tai, lỗi của con người, trộm cắp, vi phạm bản quyền và hơn thế nữa. Các công ty bảo hiểm giúp bảo hiểm những rủi ro này.

Freight Forwarder:

Freight Forwarder là hàng hóa được vận chuyển bằng tàu biển và một người giao nhận hàng hóa là một đại lý, người thay mặt cho nhà nhập khẩu hoặc nhà xuất khẩu, phối hợp với tất cả các bên khác (cảng và hải quan, công ty vận tải biển, v.v.) trong việc vận chuyển đường biển.

Bên Vận chuyển: Công ty sở hữu người chuyên chở (tàu) vận chuyển hàng hóa từ cảng xếp hàng đến cảng đích.
Đại lý của cơ quan hải quan (CHA):

Đại lý của cơ quan hải quan hỗ trợ các nhà xuất khẩu và nhập khẩu làm thủ tục thông quan hàng hóa từ cơ quan hải quan.

Cơ quan Hải quan:

Trong thương mại quốc tế, cơ quan hải quan của ít nhất hai nước – nước xuất khẩu và nước nhập khẩu – có liên quan. Họ cung cấp thông quan cho hàng hóa rời khỏi nước xuất khẩu và nhập khẩu vào nước nhập khẩu.

Cơ quan quản lý cảng:

Giống như cơ quan hải quan, cơ quan quản lý cảng của ít nhất hai quốc gia có liên quan đến quá trình vận chuyển. Tại nước xuất khẩu, họ cung cấp thông quan để hàng hóa được xếp lên tàu. Tại nước nhập khẩu, họ cung cấp thông quan để hàng hóa vào nước đó.

Nhà cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức:

Các nhà cung cấp dịch vụ vận tải đường sắt và đường bộ tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển hàng hóa từ nhà máy / kho hàng đến cảng xếp hàng và từ cảng đến đến điểm đến cuối cùng.

II. Rào cản trong quá trình vận chuyển

Quá trình vận chuyển có thể gây rắc rối và đáng sợ cho các nhà xuất nhập khẩu, vì số lượng bước, người thực hiện và tài liệu liên quan. Đây là một số vấn đề phổ biến nhất mà họ có thể gặp phải:

Nộp thông tin không chính xác, không đầy đủ trong các giấy tờ cần thiết
Thiếu kiến thức về tỷ giá hối đoái, quy tắc đóng gói và đánh dấu, hạn chế đối với một số sản phẩm, v.v.
Không xác minh được uy tín của nhà cung cấp (nhà xuất khẩu) hoặc khách hàng (nhà nhập khẩu)
Thiếu sự rõ ràng về các khoản thanh toán và cách đảm bảo chúng
Không thiết lập quan hệ tốt với cơ quan hải quan
Không tìm được đúng người trung gian (giao nhận hàng hóa, đại lý hải quan) có thể đảm bảo giao dịch suôn sẻ
Phụ thuộc một cách mù quáng vào người trung gian / trung gian

III. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Vận chuyển hàng không là lựa chọn tốt nhất nếu bạn cần xuất nhập hàng hóa nhanh chóng. Thường được sử dụng cho các lô hàng có giá trị cao và khối lượng thấp, vận tải hàng không là lựa chọn hiển nhiên nếu bạn đang làm việc với khung thời gian giao hàng eo hẹp. Tuy nhiên, bạn phải trả tiền cho lợi thế này, vì vận chuyển hàng không thường đắt hơn vận chuyển hàng hóa bằng đường biển, mặc dù lô hàng càng nhỏ thì biên lợi nhuận giữa hai phương án vận tải càng nhỏ.

Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không có thể là cách an toàn hơn để di chuyển hàng hóa so với vận chuyển hàng hóa trên biển, mặc dù việc di chuyển bằng đường hàng không cũng có thể bị ảnh hưởng và trì hoãn do thời tiết xấu.

Có những giới hạn về kích thước và trọng lượng của hàng hóa có thể được vận chuyển bằng đường hàng không, cũng như các quy định chặt chẽ hơn về những gì có thể được mang lên máy bay, điều này có thể ảnh hưởng đến quyết định của bạn. Đối với hàng hóa nhỏ hơn và có giá trị cao hơn, vận tải hàng không là một lựa chọn nhanh chóng, an toàn và đáng tin cậy cho cả nhà xuất nhập khẩu.

Chi tiết về cách thực hiện về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Sau đây là các bước để bạn có thể xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, bạn phải thực hiện đầy đủ các bước và thực hiện theo thứ tự:

Bước 1: Đàm phán sau đó ký kết hợp đồng ngoại thương

Hai bên cùng ngồi xuống đàm phán thống nhất về một số nội dung của hợp đồng bao gồm các thông tin cơ bản như sau

+ Thông tin gói hàng

+ Giá cả, hình thức thanh toán

+ Giao hàng

+ Các phí dịch vụ

+ Khuyến mãi

+ khiếu nại

Những nội dung này đã được cả hai bên thống nhất trong cuộc đàm phán, phải phù hợp với nhu cầu thực tế hiện tại. Sau khi thực hiện xong bước này chúng ta đi đến bước 2

Bước 2: Ký hợp đồng giao dịch

Khi bạn xuất khẩu theo điều kiện, thì bạn sẽ phải chịu trách nhiệm về khâu vận chuyển hàng hóa. Bạn cần phải thuê một công ty dịch vụ vận chuyển để họ làm các bước cần thiết trong quá trình chuyển hàng

Bước 3: Xin giấy phép xuất khẩu

Trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường hàng không, bước tiếp theo sau khi bạn ký kết hợp đồng giao dịch là bạn phải xin giấy phép xuất khẩu và thường thì sẽ có 2 hai trường hợp về việc xin giấy phép xuất khẩu mà bạn phải biết

Trường hợp 1: Không phải xin giấy phép xuất khẩu đối với hàng hóa hoặc dịch vụ thông thường, được sự cho phép của cơ quan ban ngành.

Trường hợp 2: Bắt buộc phải xin giấy phép xuất khẩu, với những hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt của chính phủ. Chẳng hạn như gỗ, cổ vật, vật liệu nổ, … thì phải xin giấy phép của bộ ngành quản lý.

Bước 4: Chuẩn bị hàng để giao cho bên vận chuyển

Theo lịch trình đã thỏa thuận, bạn giao hàng cho người chuyên chở, kèm theo chỉ dẫn cần thiết để người họ giao cho hãng hàng không.

Bước 5 Làm thủ tục hải quan và giao hàng tại nước nhập khẩu

Tại cảng hàng không nước nhập khẩu, đại lý của người chuyên chở sẽ liên hệ và phối hợp với người nhập khẩu để làm các thủ tục liên quan đến hãng hàng không, sân bay, hải quan, thuế… mục đích là để làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng.

Bước 6 Chuẩn bị thanh toán

Những vướng mắc trong vấn đề thanh toán thường mang lại rủi ro cao cho nhà xuất khẩu. Nghiệp vụ xác nhận thanh toán là một trong nghiệp vụ rất quan trọng khi tổ chức thực hiện hợp đồng ngoại thương theo những điều khoản trong hợp đồng.

IV. Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

Mặc dù vận tải đường biển không thể cạnh tranh với tốc độ vận chuyển của vận tải hàng không, nhưng đây là một lựa chọn đáng tin cậy và hiệu quả về chi phí, đặc biệt là khi vận chuyển hàng hóa với số lượng lớn.

Nói chung, một sự lựa chọn rẻ hơn so với vận chuyển hàng không, có những chi phí khác cần được xem xét khi lựa chọn vận chuyển đường biển, cụ thể là phí lưu kho tại cảng biển, có thể đắt hơn phí tại sân bay. Mặt khác, vận tải đường biển thân thiện với môi trường hơn so với vận tải hàng không, với lượng khí thải carbon nhỏ hơn.

Nếu hàng hóa của bạn nặng, lớn hoặc số lượng lớn thì vận chuyển đường biển có nhiều khả năng sẽ là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Tàu chở hàng hiện đại cung cấp nhiều sức chứa hàng hóa cồng kềnh hơn máy bay chở hàng và không có chung những hạn chế như di chuyển bằng đường hàng không.

Chi phí vận chuyển đường biển thường ổn định hơn so với đường hàng không, mang lại sự chắc chắn hơn cho các nhà xuất nhập khẩu, trong khi tùy chọn sử dụng vận chuyển FCL (nguyên container) hoặc LCL (ít hơn một container) sẽ giúp bạn nhận được nhiều giá trị nhất.

Chi tiết về cách thực hiện về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển

1. Đàm phán và ký kết hợp đồng

Khâu đầu tiên trong quy trình xuất khẩu hàng hóa cũng chính là khâu quan trọng nhất. Đây chính là bước quyết định đến lợi nhuận của công ty. Bạn phải tiến hành đàm phán với khách hàng và cuối cùng là tiến đến việc ký kết hợp đồng ngoại thương cho việc xuất khẩu lô hàng.

2. Xin giấy phép xuất khẩu

Trong trường hợp công ty của bạn chưa có giấy phép xuất khẩu. Bạn phải tiến hành xin giấy phép xuất khẩu dưới dạng xin một lần sử dụng cho nhiều lần.

3. Đặt booking và lấy container rỗng

Nếu lô hàng của công ty bạn được bán theo điều kiện CIF thì bạn phải liên hệ với hãng tàu hoặc FWD để tìm được giá tàu tốt nhất cho việc vận chuyển lô hàng. Còn trong trường hợp bạn bán theo điều kiện FOB. Bạn sẽ không cần phải liên hệ tàu đặt booking mà consignee là người đặt booking.

Quy trình lấy container rỗng tại cảng: Ra cảng đổi lấy booking confirmation tại thương vụ cảng sau khi xuất CIF và có booking. Công việc này giúp xác nhận với hãng tàu là bạn đã đồng ý lấy container và seal. Còn khi xuất bằng FOB, bạn sẽ nhận được transport confirmation và đem đi đổi lấy booking, sau đó làm tương tự như với CIF.

4. Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng xuất

Sau khi khách hàng đồng ý về hóa đơn chiếu lệ. Bạn cần lên kế hoạch để sản xuất hàng hóa nhằm đảm bảo về số lượng và chất lượng như đã cam kết trong hợp đồng.

Bước tiếp theo trong quy trình xuất khẩu hàng hóa sau khi đã có booking là lên kế hoạch lấy container để đóng hàng và kiểm tra hàng lần 2 trước khi niêm seal.

5. Đóng gói hàng, ký hiệu chuyên chở (shipping mark)

Đóng gói hàng tại kho:

Trong giai đoạn này, bộ phận xuất nhập khẩu cần phải phối hợp với bộ phận kỹ thuật, công nhân tại nhà máy để đóng hàng hóa. Bạn phải ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng theo yêu cầu của khách hàng (vì có liên quan đến hợp đồng ngoại thương). Các thông tin bao gồm: tên mặt hàng, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ, hàng cồng kềnh,…).

Đóng hàng tại cảng:

Quy trình đóng hàng tại cảng cũng khá tương tự như với đóng hàng tại kho. Tuy nhiên, đóng hàng tại cảng đòi hỏi nhiều giấy tờ và thủ tục hơn. Thông thường khi đóng hàng tại cảng, sẽ phải thuê công nhân đóng hàng của cảng.

6. Mua bảo hiểm lô hàng

Hãy liên hệ các công ty bảo hiểm để mua bảo hiểm cho lô hàng của bạn. Hạn mức bảo hiểm sẽ hoàn toàn lệ thuộc vào giá trị hàng hóa của bạn. Đối với các loại hàng hóa thông thường mức mua bảo hiểm sẽ là 2% trên tổng giá trị hàng hóa. Trong trường hợp lô hàng xuất theo điều kiện FOB hoặc CNF thì sẽ không cần phải mua bảo hiểm.

7. Làm thủ tục hải quan

Đây là một bước cũng rất quan trọng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa. Bước này bao gồm các công việc sau: mở tờ khai hải quan, đăng ký tờ khai, đóng phí, lấy tờ khai, thanh lý tờ khai, vào sổ tàu, thực xuất tờ khai hải quan.

Mở tờ khai hải quan:

Để có thể mở được tờ khai hải quan, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: giấy giới thiệu nhân viên giao nhận; giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp (2 bản); tờ khai hải quan (2 bản); hợp đồng ngoại thương (bản sao); hóa đơn thương mại (invoice) và phiếu đóng hàng (packing list).

Đăng ký tờ khai:

Đăng ký viên sẽ dựa vào những thông tin trên bước mở tờ khai để nhập thông tin và trình lãnh đạo hải quan ký để lô hàng xuất đi được thông quan. Nếu lô hàng không có bất cứ một vấn đề gì thì sẽ được vào luồng xanh. Ngược lại, nếu lô hàng rơi vào diện bị kiểm tra thì có thể vào luồng vàng hoặc luồng đỏ.

Đóng phí:

Bạn phải tiến hành đóng phí làm thủ tục hải quan.

Lấy tờ khai:

Bộ phận hải quan sẽ ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai (phần dành cho hải quan).

Thanh lý tờ khai:

Người làm thủ tục hải quan sẽ trình tờ khai đã được hoàn thiện để nhân viên thương vụ cảng kiểm tra container và seal đã được hạ chưa và hạ có đúng không. Xong bước này, container sẽ được nhận vào hệ thống của cảng.

Vào sổ tàu:

Khi container đã được hạ thì tiếp theo sẽ được vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận tình trạng container.

Thực xuất tờ khai hải quan:
Sau khi lô hàng đã được giao cho khách thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng, bao gồm các giấy tờ: tờ khai hải quan (1 bản chính, 1 bản sao), commercial invoice (1 bản chính), vận đơn đường biển (bill tàu).

8. Giao hàng cho tàu

Công việc tiếp theo sau khi kết thúc việc thông quan cho lô hàng là bạn phải cung cấp chi tiết bill để hãng tàu làm vận đơn. Bước này phải được thực hiện trước giờ cắt máng closing time và trước bước thực xuất. Giao hàng cho tàu sẽ được kết thúc khi bạn đã nhận được vận đơn đường biển, có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.

9. Thanh toán tiền hàng

Bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển chính là thanh toán tiền hàng. Trong bước này, người làm thủ tục xuất nhập khẩu phải hoàn thành bộ chứng từ thanh toán bao gồm: hóa đơn thương mại (commercial invoice); phiếu đóng gói (packing list); vận đơn đường biển; giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và giấy chứng nhận khử trùng. Trong trường hợp bạn thanh toán bằng L/C thì bạn phải nộp bộ chứng từ đến ngân hàng bảo lãnh thông báo

V. So sánh Vận tải hàng không với Vận chuyển đường biển

Nếu bạn vẫn đang tự hỏi lựa chọn nào phù hợp nhất với mình, bảng này có thể hữu ích. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan nhanh chóng về ưu và nhược điểm của từng phương thức và có thể giúp bạn quyết định phương thức vận tải nào phù hợp nhất cho hàng hóa của bạn.

Các nhân tố được xem xét bao gồm:

	Đường hàng không	Đường biển
Độ tin cậy	Đáng tin cậy, rủi ro trong thời tiết xấu	Đáng tin cậy, rủi ro trên biển
Phí tổn	Đắt hơn	Ít tốn kém
Thời gian	Nhanh hơn	Chậm hơn
Sức chứa	Dung lượng ít hơn, nhiều hạn chế hơn	Nhiều dung lượng hơn, ít hạn chế hơn
Chuyến đi	Trực tiếp, ít điểm dừng	Dài hơn, nhiều điểm dừng

Như bạn đã thấy, mỗi phương thức vận tải hàng hóa đều có những lợi ích riêng và việc lựa chọn phương thức phù hợp với bạn là phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Cuối cùng, quyết định của bạn sẽ dựa trên ngân sách của bạn, loại hàng hóa được vận chuyển, khung thời gian của bạn, kích thước hàng hóa của bạn và bất kỳ thời hạn cần thiết nào cần được đáp ứng.

Trên đây là tất cả những nội dung liên quan về quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển, đường hàng không mà xuatnhapkhauthucte.com muốn chia sẻ đến cho các bạn, mong rằng sẽ hữu ích tới bạn.

Mong rằng những chia sẻ ở bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về thuật ngữ Hóa Đơn Thương Mại Là Gì?. Nếu bạn còn thắc mắc về kiến thức xuất nhập khẩu hoặc cần chúng tôi chia sẻ kinh nghiệm về học xuất nhập khẩu ở đâu, hãy để lại bình luận phía dưới, chúng tôi rất sẵn sàng giải đáp.

>>>>>> Tham khảo thêm: